本日主題：從採購到報廢的完整流程 預計時間：1.5 小時 對應主教材：第 4.1 節

一、今日學習目標

  • [ ] 認識 IT 設備生命週期各階段
  • [ ] 知道每個階段 IT 的責任
  • [ ] 理解租賃 vs 購買的差異
  • [ ] 能畫出設備生命週期流程圖

二、教材內容

2.1 設備生命週期八階段

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     IT 設備生命週期全景圖                              │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                      │
│  需求評估 → 規格制定 → 詢價/比價 → 採購簽核                            │
│     ↑                                    ↓                           │
│  汰換報廢 ← 保固維護 ← 上線部署 ← 驗  收                              │
│                                                                      │
│  【前半段】規劃與取得（Planning & Acquisition）                        │
│  【後半段】使用與退場（Operation & Retirement）                        │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

2.2 每階段 IT 的責任（詳細版）

階段 IT 要做的事 關鍵產出文件
需求評估 確認使用者「真正」需求，避免買過頭或不足；與部門主管確認人數、用途（文書/繪圖/開發） 需求訪談紀錄
規格制定 寫清楚 CPU/RAM/硬碟/螢幕/保固等規格；參考現有設備規格與效能瓶頸 規格需求書
詢價比價 至少 3 家報價，比價格/規格/保固/交期；記錄每家的優劣勢 比價表
採購簽核 走公司簽核流程，附比價單與理由；超過一定金額需更高層核准 請購單 / 簽呈
驗收 點收數量、核對規格（CPU/RAM/硬碟）、測試功能是否正常、檢查外觀 驗收單
上線部署 裝系統、加入網域、裝防毒、設定使用者帳號、登記資產清冊 部署檢查表
保固維護 保固期內報修、定期維護（清灰塵、更新驅動）、追蹤保固到期日 維護紀錄
汰換報廢 資料清除（防外洩）、報廢登記、回收處理、環保法規遵循 報廢申請單

2.3 請購單範本欄位

一份標準的 IT 請購單通常包含：

欄位 說明 範例
請購單號 流水號或系統自編 PR-2025-0312
請購日期 提出日期 2025-03-12
請購部門 哪個部門提出需求 資訊部
請購人 提出者 王小明
品名規格 詳細規格描述 Dell OptiPlex 7010, i5/16G/512G SSD
數量 採購數量 30 台
預估單價 參考報價 NT$ 28,000
預估總價 單價 × 數量 NT$ 840,000
需求理由 為什麼要買 舊機已逾 5 年汰換週期，效能不符需求
預計交期 希望何時到貨 2025-04-15
主管簽核 逐級核准 課長 → 經理 → 副總（依金額）

2.4 驗收單範本欄位

欄位 說明
驗收單號 對應請購單號
廠商名稱 供應商
驗收日期 到貨驗收日
品名規格 核對是否與請購一致
訂購數量 / 到貨數量 比對是否短缺
規格核對 CPU/RAM/HDD 是否與訂單一致
外觀檢查 有無刮傷、損壞
功能測試 開機、網路、USB 等是否正常
驗收結果 合格 / 不合格 / 部分合格
驗收人簽名 IT 人員簽名確認

2.5 租賃 vs 購買分析

比較項目 購買（Buy） 租賃（Lease）
初期成本 高（一次付清） 低（月付或年付）
所有權 公司擁有 租賃公司擁有
會計處理 CAPEX，列資產攤提 OPEX，當期費用
設備汰換 自行處理報廢回收 合約到期歸還或換新
維修責任 保固後自行負責 通常含維修服務
技術更新 需另外購買新設備 合約到期可升級
適合情境 長期穩定使用、不常升級 技術變動快、想控制現金流 
📊 決策參考：
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  使用超過 3 年 + 技術不常變動 → 傾向「購買」    │
│  使用不到 3 年 + 技術快速迭代 → 傾向「租賃」    │
│  現金流吃緊 + 想轉 OPEX     → 傾向「租賃」    │
│  需要完全掌控設備           → 傾向「購買」     │
└─────────────────────────────────────────────┘

2.6 廠商評估表範例

評估供應商時，可用加權評分法：

評估項目 權重 A 廠商 B 廠商 C 廠商
價格競爭力 30% 85 90 80
規格符合度 25% 90 85 95
保固服務 20% 80 75 90
交期準時率 15% 90 85 70
售後評價 10% 85 80 85
加權總分 100% 86.25 84.25 85.25

不一定選最便宜，而是選「加權總分最高」的廠商。

2.7 重點提醒

  • 需求評估最關鍵：很多浪費來自「買了不需要的規格」。先問清楚用途。
  • 部署別忘了資產登記與裝防毒：這兩步常被漏掉。
  • 報廢要清資料：硬碟可能有公司機密，報廢前務必清除或銷毀。
  • 保固期快到要提前規劃：不要等到壞了才發現保固已過。

三、常見誤解

誤解 正確觀念
「採購就是找最便宜的買」 要考慮 TCO（總持有成本）、保固、服務，最便宜不一定最划算
「設備壞了才需要 IT 管」 IT 在生命週期每個階段都有責任，從需求評估就要介入
「報廢就是丟掉」 報廢需清除資料、登記報廢、符合環保法規，不能隨意丟棄
「租賃一定比較貴」 短期使用或技術快速迭代時，租賃的 TCO 可能更低

四、面試加分小知識

  • ITAM（IT Asset Management）：IT 資產管理的專業名詞，面試提到會加分。
  • EOL（End of Life）：設備或軟體停止支援的時間點，如 Windows 10 EOL。過了 EOL 的設備是資安風險。
  • RMA（Return Merchandise Authorization）：退換貨授權，保固期內報修常用術語。
  • SLA（Service Level Agreement）：與供應商約定的服務水準，例如「故障後 4 小時內到場」。

五、今日練習

Q1. 依序說出設備生命週期八階段。

Q2. 部署一台新電腦時，IT 至少要做哪些事？

Q3. 為什麼設備報廢前要清除硬碟資料？

Q4. 公司要採購 50 台筆電，但預算有限且技術迭代快，你會建議購買還是租賃？為什麼？

Q5. 廠商評估時，為什麼不能只看價格？請列出至少 3 個其他評估面向。

參考解答 **A1.** 需求評估 → 規格制定 → 詢價/比價 → 採購簽核 → 驗收 → 上線部署 → 保固維護 → 汰換報廢。 **A2.** 安裝作業系統、加入網域（AD）、安裝防毒軟體、設定使用者帳號與權限、安裝必要軟體（Office 等）、登記資產清冊（財產編號、序號、使用人、位置）、連接網路並測試。 **A3.** 硬碟可能殘留公司機密或客戶資料，不清除直接報廢/轉售會造成資料外洩，違反個資法可能面臨罰款。正確做法是使用專業工具覆寫（如 DBAN）或物理銷毀硬碟。 **A4.** 建議「租賃」。理由： - 預算有限，租賃初期成本低（月付），不需一次大額支出 - 技術迭代快，租賃合約到期可直接換新機，不用處理舊機報廢 - 租賃通常含維修服務，減少 IT 維護負擔 - 會計上列為 OPEX，不影響資本支出預算 **A5.** 除了價格，還要評估： 1. **規格符合度**：是否符合需求，避免低價低規格 2. **保固服務**：年限、是否含到府維修、回應時間 3. **交期**：能否在需要的時間內交貨 4. **廠商信譽與售後**：過去合作經驗、客服品質 5. **技術支援能力**：是否能提供技術諮詢與問題排除

六、延伸閱讀

七、今日檢核

  • [ ] 我記得生命週期八階段
  • [ ] 我知道每階段 IT 的責任
  • [ ] 我知道部署與報廢的重點
  • [ ] 我理解租賃 vs 購買的差異
  • [ ] 我能說明廠商評估的多個面向

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