第 7 週 · Day 3：自動化判斷思維

本日主題：學會判斷「什麼該自動化、怎麼下手」 預計時間：1.5 小時 對應主教材：第 6.4 節

---

一、今日學習目標

• [ ] 會用三個問題判斷是否值得自動化
• [ ] 能規劃自動化的步驟
• [ ] 累積可在面試講的自動化點子
• [ ] 學會用 smtplib 寄送自動通知信
• [ ] 學會用 requests 串接 API
• [ ] 了解 Windows 工作排程器設定腳本的步驟

---

二、教材內容

2.1 自動化三問

判斷一件事值不值得自動化，問三個問題： 1. 重複性高嗎？（每天/每週都要做） 2. 規則明確嗎？（步驟固定，不太需要人判斷） 3. 出錯成本高嗎？（人工容易漏、容易錯）

三個都「是」→ 最值得自動化。只偶爾做一次、規則很模糊的，先別急著自動化。

量化評估：值不值得花時間自動化？

自動化節省的時間 = 每次手動花的時間 × 每月執行次數 × 12 個月
開發自動化花的時間 = 預估開發時數 + 維護時數

若「節省時間 > 開發時間 × 2」→ 值得自動化

例如：每天手動整理報表要 30 分鐘，一年就是 30 × 250 = 7,500 分鐘（125 小時）。花 4 小時寫自動化腳本，投報率非常高。

2.2 常見可自動化的題材

情境	自動化方式	預估節省時間
每天彙整多份報表	Python/pandas 讀檔彙總、排程執行	30 分/天
定期備份檔案	腳本 + 排程（Windows 工作排程器 / cron）	15 分/次
新人帳號批次建立	PowerShell + AD 模組	20 分/人
表單簽核	Power Apps + Power Automate	減少紙本流程
定期寄送提醒/通知	腳本 + 郵件 API	10 分/次
從系統匯出資料做分析	SQL 查詢 + Excel/Power BI	1 小時/週
定期檢查伺服器狀態	Python + requests + 排程	自動預警
設備到保固期前提醒	Python 比對日期 + 自動寄信	避免遺漏

2.3 自動化的步驟（先標準化再自動化）

1. 觀察現況：把目前手動步驟一條條寫下來
2. 標準化：確認步驟固定、寫成 SOP
3. 找工具：選最合適、自己會的工具
4. 做小範圍試做：先自動化一小段，驗證可行
5. 全面導入 + 監控：確認穩定，留錯誤通知
6. 持續改善：依使用回饋優化

關鍵心法：不能標準化的流程，先別自動化。先把流程理清楚（呼應第 5 週的流程改善）。

2.4 怎麼在面試講自動化（加分公式）

我發現 ___（重複性工作）每次要花 ___ 時間、又容易出錯，
我用 ___（工具）把它自動化，
現在 ___（縮短到多少 / 不再出錯 / 省下人力）。

2.5 Python smtplib 自動寄信範例

在自動化流程中，「通知」是常見的最後一步。完成報表後自動寄信給主管，是非常實用的功能。

import smtplib
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

def send_report_email(receiver, subject, body, attachment_path=None):
    """自動寄送報表通知信"""
    sender = "your_email@gmail.com"
    password = "your_app_password"  # Gmail 需用「應用程式密碼」

    msg = MIMEMultipart()
    msg["From"] = sender
    msg["To"] = receiver
    msg["Subject"] = subject
    msg.attach(MIMEText(body, "plain", "utf-8"))

    # 附加檔案（選用）
    if attachment_path:
        with open(attachment_path, "rb") as f:
            part = MIMEBase("application", "octet-stream")
            part.set_payload(f.read())
            encoders.encode_base64(part)
            part.add_header(
                "Content-Disposition",
                f"attachment; filename={attachment_path.split('/')[-1]}"
            )
            msg.attach(part)

    # 連線 SMTP 伺服器並寄信
    with smtplib.SMTP("smtp.gmail.com", 587) as server:
        server.starttls()
        server.login(sender, password)
        server.send_message(msg)

    print(f"信件已寄出給 {receiver}")

# 使用範例
send_report_email(
    receiver="manager@company.com",
    subject="每日彙總報表 — 2024/01/15",
    body="主管您好，\n\n今日彙總報表已產生，請參閱附件。\n\nIT 部門",
    attachment_path="彙總報表_20240115.xlsx"
)

注意：Gmail 需要開啟「兩步驟驗證」並產生「應用程式密碼」。公司信箱則使用公司 SMTP 伺服器設定。

2.6 Python requests 串接 API 基本範例

API（Application Programming Interface）是系統之間溝通的橋樑。用 Python 的 requests 套件可以輕鬆呼叫各種 API。

pip install requests

import requests

# --- GET 請求：取得資料 ---
response = requests.get("https://api.github.com/users/octocat")

if response.status_code == 200:
    data = response.json()
    print(f"使用者：{data['login']}")
    print(f"公開 Repo 數：{data['public_repos']}")
else:
    print(f"請求失敗，狀態碼：{response.status_code}")

# --- POST 請求：送出資料 ---
payload = {
    "title": "伺服器異常通知",
    "body": "DC01 於 14:30 無回應，已重啟。",
}
response = requests.post(
    "https://api.example.com/notifications",
    json=payload,
    headers={"Authorization": "Bearer YOUR_TOKEN"}
)

# --- 實用範例：查匯率 ---
def get_exchange_rate():
    url = "https://open.er-api.com/v6/latest/USD"
    resp = requests.get(url)
    if resp.status_code == 200:
        rates = resp.json()["rates"]
        print(f"1 USD = {rates['TWD']} TWD")
    else:
        print("查詢失敗")

get_exchange_rate()

面試加分小知識：「我會用 Python requests 串 API，例如從 ERP 匯出資料做報表」——這代表你不只會做單機作業，還能做系統間的串接。

2.7 Windows 工作排程器設定 Python 腳本

讓你的 Python 腳本每天自動執行：

設定步驟

1. 打開「工作排程器」（搜尋 Task Scheduler）
2. 點「建立基本工作」
3. 名稱：「每日報表彙總」
4. 觸發程序：每天，設定時間（例如每天 08:00）
5. 動作：「啟動程式」
6. 程式或指令碼：C:\Python39\python.exe
   （填你的 Python 完整路徑）
7. 新增引數：C:\Users\你\Documents\report.py
   （填你的腳本完整路徑）
8. 開始位置：C:\Users\你\Documents\
   （填腳本所在資料夾）
9. 完成

進階設定

• 不論使用者是否登入都執行：確保不開電腦也會跑（需要伺服器環境）
• 以最高權限執行：如果腳本需要存取受保護的資源
• 錯誤重試：設定失敗後重試次數

常見問題排除

問題	解決方式
排程沒執行	確認「啟用」勾選；確認電腦沒有關機/休眠
執行但沒產出	確認「開始位置」設正確（相對路徑才能正確找到檔案）
找不到 Python	填 Python 的完整路徑，不要只寫 python
缺套件錯誤	確認排程用的 Python 環境有裝需要的套件

---

三、今日練習

任務. 列出 3 個你生活或打工/社團中「重複、規則明確」的工作，並針對其中 1 個寫出自動化的步驟與選用工具。

Q1. 自動化三問是哪三個？

Q2. 為什麼「不能標準化的流程先別自動化」？

Q3. 用 Python smtplib 寄信時，需要哪些基本資訊？

Q4. requests.get() 跟 requests.post() 的差別是什麼？

Q5. 在 Windows 工作排程器中設定 Python 腳本，「程式或指令碼」和「新增引數」分別要填什麼？

參考解答

**A1.** 重複性高嗎？規則明確嗎？出錯成本高嗎？ **A2.** 因為自動化是把固定規則交給程式；流程若還很混亂、常變動，自動化反而會把錯誤放大、難維護，應先標準化（SOP）再自動化。 **A3.** 需要： 1. 寄件人 Email 地址與密碼（或應用程式密碼） 2. SMTP 伺服器位址與連接埠（如 Gmail 是 smtp.gmail.com:587） 3. 收件人 Email 地址 4. 信件主旨與內文 **A4.** - `GET`：向伺服器「取得」資料，不會改變伺服器上的資料。例如查詢匯率、取得使用者資訊。 - `POST`：向伺服器「送出/新增」資料，通常會在伺服器端產生新的紀錄。例如送出表單、建立新的通知。 - 對應到 CRUD：GET ≈ Read，POST ≈ Create。 **A5.** - 「程式或指令碼」：填 Python 執行檔的**完整路徑**，例如 `C:\Python39\python.exe` - 「新增引數」：填要執行的 Python 腳本**完整路徑**，例如 `C:\Scripts\daily_report.py` - 還建議設定「開始位置」為腳本所在資料夾，確保相對路徑能正確運作。

---

四、常見誤解

誤解	正確觀念
「所有事情都該自動化」	只偶爾做一次、或規則常變的工作，自動化的維護成本可能比手動還高
「自動化一定要很複雜」	有時候一個 10 行的腳本就能省大量時間
「自動化做好就不用管了」	需要監控與維護，資料格式、來源變了就要調整
「先寫程式再想流程」	應該先把流程標準化（SOP），再把 SOP 翻譯成程式

---

五、今日檢核

• [ ] 我會用三問判斷是否該自動化
• [ ] 我能規劃自動化步驟
• [ ] 我準備了可在面試講的自動化點子
• [ ] 我了解 smtplib 自動寄信的流程
• [ ] 我了解 requests 串 API 的基本方式
• [ ] 我知道如何用 Windows 工作排程器排程 Python 腳本

---

六、延伸閱讀

• Python smtplib 官方文件
• Requests: HTTP for Humans
• Windows 工作排程器使用教學
• Automate the Boring Stuff with Python（免費線上書）

---

⬅️ 上一天：Day 2 ｜ 🏠 本週總覽 ｜ ➡️ 下一天：Day 4 — 自動化作品（上）