本日主題：IT 年度預算怎麼編 預計時間：1.5 小時 對應主教材：第 4.4 節
一、今日學習目標
- [ ] 認識 IT 年度預算的分類
- [ ] 理解授權成本與汰換週期
- [ ] 學會預算編列的實務技巧
- [ ] 能製作簡易的 IT 年度預算表
二、教材內容
2.1 IT 年度預算常見分類
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│ IT 年度預算六大分類 │
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│ │
│ 1. 硬體更新 — 汰換老舊電腦、伺服器、網路設備 │
│ 2. 軟體授權 — OS、防毒、Office/M365、ERP 維護費 │
│ 3. 網路通訊 — 對外專線、市話、Internet 月費 │
│ 4. 維護合約 — 伺服器原廠保固、設備維保 │
│ 5. 專案 — 新系統導入、機房升級、資安建置 │
│ 6. 耗材雜項 — 碳粉、線材、零星備品 │
│ │
│ ＋ 彈性/緊急預算（建議佔總預算 5~10%） │
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2.2 預算編列範例表
| 預算分類 | 項目 | 數量 | 單價 | 年度預算 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|
| 硬體更新 | 桌機汰換 | 20 台 | 28,000 | 560,000 | 5 年以上舊機 |
| 硬體更新 | 筆電汰換 | 5 台 | 38,000 | 190,000 | 業務用 |
| 軟體授權 | Microsoft 365 | 100 人 | 5,400/年 | 540,000 | 年度續約 |
| 軟體授權 | 防毒軟體 | 120 台 | 800/年 | 96,000 | 年度續約 |
| 網路通訊 | 專線月費 | 12 月 | 15,000 | 180,000 | 100M/100M |
| 維護合約 | 伺服器保固 | 3 台 | 30,000/年 | 90,000 | NBD 到場 |
| 專案 | 資安設備升級 | 1 式 | 500,000 | 500,000 | 新防火牆 |
| 耗材雜項 | 碳粉/線材/備品 | -- | -- | 120,000 | 歷史平均 |
| 彈性預算 | 緊急備用 | -- | -- | 200,000 | 約佔 8% |
| 年度總計 | 2,476,000 |
2.3 讓支出可預測：汰換週期
- 設定設備汰換週期（如電腦 5 年、伺服器 5~7 年）。
- 把全公司設備依採購年份排開，就能預估「明年要換幾台、要花多少」。
- 避免設備一起老化、同年集中大支出。
汰換規劃範例：
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│ 100 台電腦分批採購、分批汰換 │
│ ───────────────────────────────── │
│ 2021 年買 20 台 → 2026 年汰換（第 5 年） │
│ 2022 年買 25 台 → 2027 年汰換（第 5 年） │
│ 2023 年買 20 台 → 2028 年汰換（第 5 年） │
│ 2024 年買 15 台 → 2029 年汰換（第 5 年） │
│ 2025 年買 20 台 → 2030 年汰換（第 5 年） │
│ │
│ 每年只需汰換 15~25 台，預算平穩可預測 │
│ ✗ 避免：一次買 100 台 → 同年全部老化 │
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2.4 授權成本：訂閱 vs 買斷
| 訂閱制（OPEX） | 永久授權（CAPEX） | |
|---|---|---|
| 付費 | 每年/每月持續付 | 一次買斷 |
| 例子 | Microsoft 365、防毒年費、Adobe CC | 買斷版 Office 2021 |
| 長期 | 持續支出，但常含更新與支援 | 初期高、後續低，但無新版 |
| 預算影響 | 每年固定一筆（好預估） | 某年突然一大筆 |
| 風險 | 忘了續約會中斷服務 | 版本過舊無安全更新 |
成本比較範例（100 人 × 5 年）：
Microsoft 365 訂閱：5,400/人/年 × 100 人 × 5 年 = 2,700,000
Office 2021 買斷： 13,000/人 × 100 人 = 1,300,000（但 5 年後需再買新版）
分析：買斷初期便宜，但 5 年後需額外支出升級；
訂閱雖持續付費，但含雲端儲存(OneDrive)、Teams、隨時最新版。
編預算時要把「續約」算進去，別只算第一年。
2.5 編預算的心法
- 以歷史資料為基礎：看去年各項實際花費，作為今年估算起點。
- 加入汰換週期：查資產清冊，找出今年需汰換的設備。
- 確認續約項目：列出所有今年到期的軟體授權與維護合約。
- 預留彈性預算：設備突然故障的緊急支出，建議佔總預算 5~10%。
- 大額支出附理由：新專案、設備升級要寫清楚效益（方便簽核）。
- 分期規劃：大額支出可分季或分月執行，平衡現金流。
2.6 預算簡報技巧（對主管報告）
報告結構建議：
┌─────────────────────────────────────────┐
│ 1. 去年預算執行率（花了多少/預算多少） │
│ 2. 今年重點項目與必要性說明 │
│ 3. 各分類預算明細 │
│ 4. 與去年比較（增減原因） │
│ 5. 年度總計與建議 │
└─────────────────────────────────────────┘
重點：
✓ 用數字說話，避免「差不多」「大約」
✓ 說明「為什麼要花」比「花多少」更重要
✓ 附上替代方案（如買 vs 租的比較）
三、常見誤解
| 誤解 | 正確觀念 |
|---|---|
| 「IT 預算就是買設備的錢」 | 軟體授權、維護合約、網路費用都是 IT 預算的一部分 |
| 「預算編多一點比較安全」 | 過高的預算會被砍，且降低信任度；實事求是更好 |
| 「彈性預算是浪費」 | 設備隨時可能故障，沒有彈性預算會措手不及 |
| 「買斷一定比訂閱便宜」 | 要看使用年限與是否需要持續更新，不一定 |
四、面試加分小知識
- Budget Variance（預算差異）：實際支出與預算的差異，IT 主管要定期追蹤。
- ROI（Return on Investment）：投資報酬率，提案時說明投入 X 元能帶來什麼效益。
- Break-even Point（損益平衡點）：買 vs 租的損益平衡計算，幾年後購買比租賃划算。
- Refresh Cycle：設備更新週期，同「汰換週期」的英文說法。
五、今日練習
Q1. IT 年度預算至少有哪些分類（列 4 類）？
Q2. 設定設備汰換週期對編預算有什麼幫助？
Q3. 訂閱制和買斷在預算上的差別？
Q4. 你是 IT 主管，今年有 30 台電腦滿 5 年需汰換、M365 需續約（80 人）、一台伺服器保固到期需延保。請列出這三項的預算估算（價格自訂合理數字）。
Q5. 為什麼要預留彈性/緊急預算？通常佔多少比例？
參考解答
**A1.** 硬體更新、軟體授權、網路通訊、維護合約、專案、耗材（任 4 即可）。 **A2.** 可預估每年要汰換的數量與金額，讓支出可預測、避免集中爆量。例如 100 台電腦分 5 年買，每年只需汰換 20 台，預算平穩。 **A3.** 訂閱制是持續性費用（OPEX），每年要編續約預算，金額固定好預估；買斷是一次性大額支出（CAPEX），初期高但後續低，但版本過舊時需再花一筆升級。 **A4.** 範例： | 項目 | 數量 | 單價 | 小計 | |---|---|---|---| | 電腦汰換 | 30 台 | 28,000 | 840,000 | | M365 續約 | 80 人 | 5,400/年 | 432,000 | | 伺服器延保 | 1 台 | 35,000/年 | 35,000 | | **合計** | | | **1,307,000** | （價格合理即可，重點是格式完整、有項目/數量/單價/小計） **A5.** 設備可能突然故障（硬碟壞、主機板燒）、臨時需求（新進員工、部門擴編），沒有彈性預算會措手不及或需走追加預算流程。通常建議佔總預算的 **5~10%**。六、延伸閱讀
- Gartner IT Budget 報告 — 全球 IT 預算趨勢參考
- 中小企業 IT 預算編列指南 — 經濟部中小企業處資源
七、今日檢核
- [ ] 我知道 IT 預算的六大分類
- [ ] 我理解汰換週期對預算的幫助
- [ ] 我能分辨訂閱與買斷的成本差異
- [ ] 我能製作簡易的 IT 年度預算表
- [ ] 我知道編預算的心法與技巧
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